Työntekijät
Työntekijöiden selaukseen/muokkaukseen pääsee painamalla ylävalikosta Työntekijät -nappia.
Työntekijöiden perustaminen
Uuden työntekijän pääsee syöttämään painamalla vasemmalta ylhäältä ensimmäistä kuvaketta.
Numero tieto, eli henkilönumero, tulee syöttää vastaamaan palkanlaskennassa käytettävää työntekijän numeroa. Jos sähköinen palkkalinkki ei ole käytössä, voidaan työntekijät numeroida vapaasti tai määritellä ohjelma antamaan numeron automaattisesti työntekijän lisäyksen yhteydessä.
Tämän kentän vieressä olevat numerokentät (kuvassa (1) ja (2)) tarkoittavat seuraavaa:
- (1) Työsuhteen järjestysnumero
- (2) Järjestys vuorolistalla
Perustiedoista työntekijälle tulee syöttää ainakin Sukunimi ja Etunimi.
Työntekijän kotiosasto vaikuttaa siihen, mille vuorolistoille työntekijä tulee automaattisesti mukaan.
Työsuhteen aloituspäivä on pakollinen tieto, mutta muiden perustietojen täyttäminen ei ole pakollista ohjelman toiminnan kannalta.
Työntekijä pääsee kirjautumaan HRMobiin käyttämällä henkilönumeroaan käyttäjätunnuksena. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla työntekijä käyttää myös salasanana henkilönumeroaan. Ohjelma kehottaa työntekijää asettamaan itselleen uuden salasanan tämän jälkeen.
Jos työntekijä ei pääse kirjautumaan HRMobiin, on esihenkilön mahdollista itse määrittää työntekijälle salasana painamalla HRMobi-nappia ja syöttämällä haluttu salasana Salasana-kenttään. Samasta ikkunasta voidaan määritellä, mitä oikeuksia työntekijällä HRMobissa on.
Palkkaus-välilehdeltä voidaan määrittää työsuhteeseen liittyviä asioita. Muun muassa seuraavat määritykset tehdään tältä sivulta:
- Työsuhteen aloituspäivä ja mahdollinen määräaikaisen työsuhteen lopetuspäivä
- Tuntipankkimääritykset, johon liittyy tuntipankin alkusaldo sekä tavoitetyöaika
Kun määritykset on tehty, painetaan ylhäältä Tallenna-kuvaketta tietojen tallentamiseksi. Mikäli työsuhteen aloituspäivää ei ole annettu, kysyy ohjelma sitä.
Työsopimus
Palkkaus-välilehdeltä löytyy nappi Tulosta työsopimus. Tätä painamalla ohjelma luo syötettyjen tietojen perusteella työsopimuksen pdf-tiedostona.
Voit ladata tai tulostaa dokumentin selainohjelman painikkeilla (1), tai lähettää sopimuksen suoraan työntekijälle sähköpostilla painamalla sivun vasemmasta yläkulmasta (2):
Jos lähetät sopimuksen työntekijälle sähköpostilla, voit halutessasi salata dokumentin. Määrittele tällöin salasana, jolla vastaanottaja saa dokumentin avattua. Ohjelma voi lähettää salasanan erillisellä sähköpostilla, jos näin valitset. Muuten voit välittää salasanan itse haluamallasi tavalla (esim. tekstiviestillä).
Työsuhteiden hallinta
Mikäli työntekijä jää esim. pidemmälle poissaololle työstä (esim. koulutusvapaa tai äitiysloma), voi työntekijän merkitä ohjelmassa lopettaneeksi ja näin ollen vapauttaa lisenssistä paikan esim. sijaiselle. Kun työntekijä palaa töihin, voi lopettaneen työntekijän palauttaa aktiiviseksi, mikäli työsuhde jatkuu samanlaisena. Lopettaneen työntekijän voi myös kopioida uudelle työsuhteelle hänen palatessaan töihin, mikäli työsuhde muuttuu esim. pienemmälle työajalle.
Työntekijät ikkunassa lopettaneet työntekijät löytyvät Asetukset valikosta. Asetukset valikossa luodaan myös yrityksen ns. tietopankki ammattinimikkeiden, koulutuksien ja piirteiden käyttöön.
Suurennuslasin kuvakkeesta ohjelma avaa listauksen kaikista työntekijöistä. Lopettaneiksi merkityt työsuhteet listautuvat Lopettaneet työntekijät -valinnan kautta. Valitaan listasta työntekijä, jonka työsuhde halutaan kopioida uudeksi työsuhteeksi.
Työntekijän tiedoissa, valitaan Palkkaus–välilehti. Profiilit-napin takaa löytyy tietoa valitun työntekijän työsuhteista. Uusi työsuhde luodaan valitsemalla Uusi työsuhde työntekijän työsuhdetietojen alalaidasta.
Ohjelma varmistaa vielä valinnan ennen ketjuttamista:
Työsuhdetta kopiotaessa voidaan valita, jatkuuko työsuhde keskeytymättä vai katkeaako työsuhde. Mikäli työsuhde katkeaa, ohjelma pyytää syöttämään erikseen edellisen työsuhteen lopetuspäivän ja uuden työsuhteen alkamispäivän. Katkenneen työsuhteen kohdalla tulee ottaa kantaa myös VVP-karenssiin.
Mikäli työntekijällä tulee olemaan tuntipankki uudella työsuhteella, tulee myös työntekijän tavoitetyöaika syöttää.
Työsuhteen lisätiedot ja liitteet
Palkkaus välilehdeltä Lisätiedot napin kautta on mahdollista lisätä työsuhteeseen liittyviä lisätietoja. Liitetiedostojen lisäys onnistuu PDF- ja JPG-tiedostomuodossa.
Lomat välilehti
Lomat välilehdellä näkyy työntekijän lomatoiveet sekä vahvistetut lomat että muut poissaolot kalenterinäkymässä.
Painamalla Ansainta, avautuu ikkuna, johon syötetään vuosittain työnkijän ansaitsemien lomapäivien määrä.
Viemällä kursorin jonkin päivän päälle kalenterissa, näytetään tooltipissä, mistä merkinnästä on kyse sekä merkintään liittyvät mahdolliset kommentit, kuten työntekijän kommentti lomatoiveelle.
Maalaamalla jonkin alueen kalenterista hiirellä, voidaan merkitä esim. vahvistettu loma ja muokata valitun ajanjakson kommenttikenttiä painamalla Kommentti -nappia. Vastaavasti Tyhjennä -napilla voidaan poistaa valitun jakson lomamerkinnät.
Suunnittelu -napilla saa avattua lomasuunnittelunäkymän, joka on havainnollisempi näkymä koko yrityksen tai osaston kaikkien työntekijöiden lomasuunnittelussa.
Työntekijän osastoasetukset
Valitsemalla TT: n osastot, pääsee valitsemaan, millä osastoilla kyseinen työntekijä työskentelee. Oletuksena kaikki osastot ovat sallittuina työntekijälle. Erillisten sallittujen osastojen valitseminen rajaa valintaa.
Valituille osastoille on mahdollista määrittää Listalle -ruksi sekä Työosasto -valinta.
Listalle -ruksin ollessa valittuna työntekijä tulee automaattisesti tämän osaston vuorolistalle, kun uusi vuorolista luodaan. Työntekijä tulee aina oletuksena oman kotiosastonsa vuorolistalle.
Työosasto -valinnalla voidaan määrittää, mille osastolle työntekijän vuorot kyseisellä listalla tehdään. Jos mitään osastoa ei valita, tulee vuoroille automaattisesti vuorolistan mukainen osasto. Alla olevassa kuvassa työntekijän uudet vuorot Ravintolan vuorolistalla menevät osastolle Keittiö.
