Töihinkutsujärjestelmä

Toimintaperiaate

HRSuunnin extraus-toiminto mahdollistaa tarpeeseen perustuvien työvuorojen suunnittelun, jotka julkaistaan HRMobi-sovelluksessa. HRMobin kautta työntekijät voivat itse napata esihenkilön julkaisemia extravuoroja. Esihenkilö voi vapaasti valita, kenelle vuoroja tarjotaan napattavaksi.

Järjestelmä mahdollistaa myös sähköpostiviestien lähettämisen työntekijöille napattavista vuoroista. Napatut vuorot siirtyvät suoraan esihenkilön suunnittelemalle työvuorolistalle näkyviin.

Käyttöönotto

Vuorojen nappaamista varten, tulee vuorolistalle luoda niin sanottuja extra / apurivejä, joille napattavissa olevat vuorot määritetään. Apurivi määritetään luomalla uusi työntekijä, jolle laitetaan päälle Extra-ruksi ja määritetään viereisestä valikosta "9 Vuorolistan HRMobi/"oma extra" apuri. Apurivin voi nimetä haluamallaan tavalla (kuvassa "Extraus 1").

Tällaisia apurivejä on mahdollista luoda tarvittaessa useampia.

Tämän lisäksi pitää määrittää, ketkä työntekijät saavat napata julkaistuja extravuoroja. Määrittely tapahtuu asettamalla halutuille työntekijöille Tarjotaan lisätöitä -ruksi, joka löytyy HRMobi-napin takaa.

Lopuksi pitää vielä varmistaa, että HRMobin asetuksissa Extraus on laitettu päälle. Tämä asetus löytyy menemällä ylhäältä Asetukset ja valitsemalla sitten vasemmalta Työntekijän päävalikko.

Extravuorojen suunnittelu ja julkaisu

Extravuorojen suunnittelu tapahtuu lisäämällä työvuorolistalle aiemmin luotu Extra-apurivi samalla tavalla kuin listalle lisättäisiin mikä tahansa työntekijä. Tällainen rivi näkyy vuorolistalla keltaisella taustavärillä.

Yhdelle Extrariville on mahdollista lisätä vain yksi napattava työvuoro per päivä. Mikäli erilaisia napattavia vuoroja on useita, tulee listalle lisätä ylimääräisiä Extrarivejä.

Napattava vuoro luodaan samalla periaatteella kuin tavallinenkin työvuoro. Ylimääräisinä valintoina on Extraajatarpeen määrittely sekä extraajien valinta.

• Extraajatarve, kertoo, montako kappaletta kyseistä vuoroa on jaossa. Jos tähän syöttää esim. 2, tarkoittaa se sitä, että 2 eri työntekijää voivat napata vuoron samanaikaisesti.

• Valitse extraajat -kohdasta pääsee valitsemaan, kenelle työntekijöille vuoroa HRMobissa tarjotaan. Oletuksena valittuina ovat kaikki saman vuorolistan työntekijät, jotka saavat napata extravuoroja.

• Jos valitaan "Lähetä sähköpostiviesti extraajille", lähtee vuoron tallennuksen yhteydessä sähköpostia valituille työntekijöille, joiden on mahdollista napata tämä vuoro. Tämä valinta myös julkaisee extravuoron heti tallennettaessa.

Oletuksena extravuoro ei tallennuksen yhteydessä mene heti julkiseksi. Tästä kertoo punainen merkki vuoron yläkulmassa. Yksittäinen extravuoro on mahdollista julkaista HRMobiin napattavaksi klikkaamalla vuoroa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla "Julkaise extravuoro".

Kaikki vuorolistan extravuorot on mahdollista julkaista kerralla valitsemalla yläpalkista Vuorolista > Extravuorojen julkaiseminen > Julkaise extravuorot.

Vuorojen näkyminen ja nappaus HRMobissa

Julkaistut extravuoro näkyvät työntekijöille HRMobissa Extraus-kohdassa. Vuoroa klikkaamalla työntekijä pääsee nappaamaan haluamansa vuoron. Nappauksen jälkeen työntekijä näkee nappaamansa työvuoron omissa työvuoroissaan.

Huom! Työntekijä ei pysty itse peruuttamaan nappaamaansa työvuoroa. Vuoron peruminen tapahtuu ilmoittamalla siitä esihenkilölle, joka poistaa vuoron.

Napattujen vuorojen näkyminen vuorolistalla

Työntekijän nappaama extravuoro näkyy vuorolistalla kuvan mukaisella tavalla. Harmaa kehys vuoron ympärillä kertoo, että kyseessä on napattu extravuoro. Vihreä kehys extravuoron ympärillä taas kertoo siitä, että vuoron extraajatarve on täyttynyt (tarvittava määrä työntekijöitä on napannut vuoron).

Mikäli työntekijän tekemä nappaus on tarvetta perua, onnistuu se poistamalla napattu, harmaa kehyksinen, vuoro listalta. Tämän jälkeen alkuperäinen extravuoro palaa tilaan, jossa työntekijöiden on mahdollista napata se.