Aloitusopas
Tässä oppaassa kerrotaan, miten pääset alkuun HRSuunti Net / HRMobi -ohjelman kanssa.
Kirjautuminen
Ohjelmaan kirjaudutaan osoitteesta hrmobi.fi. Tällä sivulla tulee antaa yrityksen yritysnumero, sekä henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Jos yrityksessänne on käytössä sähköpostikirjautuminen, katso kirjautumisohjeet täältä.
Kirjautumisen jälkeen olet ohjelman päänäkymässä. Tässä näkymässä vasemmalla puolella näkyy listaus olemassa olevista vuorolistoista. Vuorolistoja klikkaamalla pääsee tarkastelemaan kyseistä listajaksoa.
Oikealla puolella näytetään listausta tämän päivän työvuoroista. Nuolipainikkeilla on mahdollista selata päiviä eteen- ja taaksepäin.
Vihreä taustaväri kertoo, että vuorolista osuu kuluvalle päivälle. Työvuoron tausta on vihreä, kun kyseessä on kuluva vuoro (työntekijä on parhaillaan töissä).
Asetusten määrittäminen
Ohjelman käyttöönotossa tulee määrittää joitain asetuksia, jotta ohjelma toimii halutulla tavalla. Asetukset löytyvät ylävalikosta Asetukset napista klikkaamalla.
Rekisteröinti / Yrityksen tiedot
Ohjelman käyttöönotossa on määritelty jo valmiiksi tietyt yrityksen perusasetukset. Nämä pääsee tarkistamaan Rekisteröinti -sivulta, jossa näitä pääsee myös tarvittaessa muokkaamaan.
Osastot
Seuraavana kannattaa lisätä osastoja, joita haluaa ohjelmassa käyttää. Osastot voivat tarkoittaa erillisiä fyysisiä toimipisteitä, mutta niitä voidaan käyttää myös kustannuspaikkaseurantaa varten.
Uuden osaston saa luotua painamalla Luo uusi osasto nappia.
Osaston luonnissa pakollisia tietoja ovat Nimi, Numero ja Koodi. Koodilla tarkoitetaan tässä lyhennettä, jota näytetään mm. vuorolistalla osaston koko nimen sijaan. Esimerkiksi "Ravintola" nimisen osaston koodi voisi olla "RAV" tai pelkkä "R".
Kun tiedot on syötetty painetaan Luo osasto nappia.
Osastojen tietoja pääsee helposti myöhemminkin muuttamaan samasta näkymästä.
Työntekijöiden perustaminen
Ennen kuin työvuorolistoja voidaan tehdä, tulee ohjelmaan perustaa työntekijät. Työntekijät pääsee perustamaan painamalla ylhäältä Työntekijät nappia.
Uuden työntekijän pääsee syöttämään painamalla vasemmalta ylhäältä ensimmäistä kuvaketta.
Numero tieto, eli henkilönumero, tulee syöttää vastaamaan palkanlaskennassa käytettävää työntekijän numeroa. Jos sähköinen palkkalinkki ei ole käytössä, voidaan työntekijät numeroida vapaasti.
Tämän kentän vieressä olevat numerokentät (kuvassa (1) ja (2)) tarkoittavat seuraavaa:
- (1) Työsuhteen järjestysnumero
- (2) Järjestys vuorolistalla
Perustiedoista työntekijälle tulee syöttää ainakin Sukunimi ja Etunimi.
Työntekijän kotiosasto vaikuttaa siihen, mille vuorolistoille työntekijä tulee automaattisesti mukaan.
Muiden perustietojen täyttäminen ei ole pakollista ohjelman toiminnan kannalta.
Työntekijä pääsee kirjautumaan HRMobiin käyttämällä henkilönumeroaan käyttäjätunnuksena. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla työntekijä käyttää myös salasanana henkilönumeroaan. Ohjelma kehottaa työntekijää asettamaan itselleen uuden salasanan tämän jälkeen.
Jos työntekijä ei pääse kirjautumaan HRMobiin, on esihenkilön mahdollista itse määrittää työntekijälle salasana painamalla HRMobi-nappia ja syöttämällä haluttu salasana Salasana-kenttään. Samasta ikkunasta voidaan määritellä, mitä oikeuksia työntekijällä HRMobissa on.
Palkkaus-välilehdeltä voidaan määrittää työsuhteeseen liittyviä asioita. Muun muassa seuraavat määritykset tehdään tältä sivulta:
- Työsuhteen aloituspäivä ja mahdollinen lopetuspäivä
- Tuntipankkimääritykset, johon liittyy tuntipankin alkusaldo sekä tavoitetyöaika
Kun määritykset on tehty, painetaan ylhäältä Tallenna-kuvaketta tietojen tallentamiseksi. Mikäli työsuhteen aloituspäivää ei ole annettu, kysyy ohjelma sitä tässä kohtaa.
Työntekijöiden lisäämisen jälkeen voit sulkea työntekijäikkunan oikean yläkulman painikkeesta.
Työvuorojen lisääminen
Työvuorojen lisäämisä varten, tulee sinun ensin luoda vuorolista.
Vuorolistan luominen
Vuorolistan voi luoda painamalla etusivulla \➕ -painiketta vuorolistalistauksen yläreunasta. Toiminto löytyy myös ylhäältä Vuorolista > Uusi vuorolista.
Tämän jälkeen avautuvaan ikkunaan syötetään listan aloituspäivä sekä osasto.
Kun lista on luotu, siirtyy ohjelma automaattisesti luodun listan vuorolistanäkymään.
Vuorolistan suunnitteleminen
Kuvassa on yhden vuorolistan vuorolistanäkymä. Keskellä ylhäällä näkyy, että kyseessä on Toimisto nimisen osaston ajanjaksolle 11.12.-31.12.2023 sijoittuva vuorolista.
Vasemalla ylhäällä näkyy valinta "3 viikkoa". Tämä kertoo, että näkyvillä on 3 viikkoa pitkä jakso, jota voi tarvittaessa selata ruudun alareunassa olevalla vierityspalkilla, mikäli näkymä ei mahdu ruudulle. Tavallisen kokoisella näytöllä koko 3 viikkoa pitäisi mahtua näkymään kerralla. Jos näin ei ole, on mahdollista muuttaa ohjelman kokoa selaimen omalla zoomaustyökalulla niin, että jakson saa mahtumaan kokonaisuudessaan.
Työvuorojen suunnittelu tapahtuu klikkaamalla listan keskellä olevaa harmaata aluetta tietyn työntekijän ja päivän kohdalta. Tämän jälkeen syötetään vuoron alku- ja loppuaika, ja painetaan "Tallenna".
Seuraava kuva selventää, miten vuorolistaa tulkitaan, ja miten vuorot sijoittuvat näkymään. Esimerkin 8-16 vuoro kuuluu työntekijälle Respa Reino ja se on keskiviikon 13.12. työvuoro.
Tässä oppaassa on esitelty vuorojen suunnittelua vain pintapuolisesti.
Yksityiskohtaisemman ohjeen voit lukea täältä: Vuorojen suunnittelu
Vuorolistan julkaiseminen
Kun olet suunnitellut työntekijöiden työvuorot valmiiksi, on aika julkaista lista työntekijöiden nähtäville. Vuorolistan julkaisu onnistuu vasemman yläreunan maapallo -kuvakkeesta.
Vaihtoehtoisesti listan julkaisu löytyy myös Vuorolista -valikosta. Voit myös julkaista listaa päivä kerrallaan painamalla hiiren kakkospainikkeella tietyn päivän kohdalta yläpalkista (huomio työehtosopimuksen määräykset vuorolistan julkaisun ajankohdasta).
Kun vuorolista on julkaistu, muuttuu päivämäärärivi vihreäksi julkaisun merkiksi. Myös maapallokuvake muuttuu vihreän väriseksi.
Vuorojen julkaisemisen jälkeen työntekijät näkevät julkaistut työvuorot HRMobissa.
Halutessasi pääset itsekin kätevästi tarkistamaan, miltä vuorot työntekijöiden näkökulmasta näyttävät. Klikkaa ensin työntekijän nimeä vasemmalta ja sitten "Siirry HRMobiin". Tämä avaa uuden ikkunan, joka toimii samalla tavalla kuin olisit kirjautunut sisään työntekijän tunnuksilla HRMobiin.
